Al balanç d’una empresa hi ha partides que es vigilen amb lupa: el lloguer de les oficines, les llicències de programari i els salaris. I n’hi ha d’altres que s’assumeixen com a inevitables i gairebé mai no es qüestionen. La impressió és gairebé sempre una d’aquestes últimes. La majoria de responsables creu que la despesa es redueix a la quota mensual del rènting i a alguna comanda puntual de paper. La realitat sol ser força diferent.

La despesa en impressió és un dels pocs costos operatius que moltes organitzacions no saben quantificar amb precisió. Segons diverses anàlisis del sector, al voltant del 40% de les empreses no és capaç de fer un seguiment exacte del que gasta en imprimir. I allò que no es mesura, no es controla.

El que no apareix a la factura

El cost real d’imprimir va molt més enllà de l’equip i el tòner. Hi ha una sèrie de despeses que es reparteixen entre diversos departaments i diverses factures, de manera que mai no es veuen juntes:

• Consumibles i color. El tòner i la tinta concentren bona part de la despesa, i el color el dispara. Quan no hi ha regles d’ús, una part important del que s’imprimeix en color no es necessita.
• Energia i manteniment. El consum elèctric al llarg de la vida útil de l’equip, juntament amb les avaries, les parades i les reparacions inesperades, encareix cada pàgina impresa.
• Temps de l´equip IT. Cada encallada de paper, cada driver mal configurat i cada incidència consumeix hores de personal qualificat que hauria d’estar en tasques de més valor.
• Impressió sense control. Documents personals, còpies innecessàries i treballs que s’envien a la cua “per si de cas” i acaben en un calaix. Sense una política clara, el volum s’infla sol.

Sumats, aquests costos ocults poden arribar a representar al voltant d’un 4% dels costos fixos d’una empresa , una xifra que la majoria desconeix del tot.

Quant està realment en joc

Per entendre la magnitud, convé una dada de referència: s’estima que una empresa tipus pot destinar fins al 3% dels ingressos anuals a serveis d’impressió . No és una partida menor, sobretot en un moment de pressió sobre els marges. Segons CEPYME, els costos operatius de les pimes acumulen un increment del 25,2% des de finals del 2019.

En aquest context, revisar una despesa que durant anys s’ha donat per fet deixa de ser una opció i passa a ser una via evident d’eficiència. El problema és que no es pot optimitzar allò que no es mesura.

El que revela una auditoria de la flota

Quan una empresa analitza per primera vegada com imprimeix de debò, solen aparèixer els mateixos patrons:

• Equips infrautilitzats o mal ubicats, lluny dels que més els necessiten, convivint amb altres saturats.
• Parc heterogeni acumulat amb els anys, amb múltiples marques, consumibles diferents i contractes dispersos que disparen el cost de gestió.
• Ús de color sense criteri, sense regles que distingeixin quan aporta valor i quan és simple inèrcia.
• Absència de seguretat: documents confidencials que es queden a la safata, sense identificació d’usuari ni control de permisos.
• Factures disperses de diferents proveïdors que impedeixen veure’n el cost per pàgina real.

El valor de l’auditoria no és assenyalar culpables, sinó convertir una despesa difosa en una dada concreta sobre la qual decidir.

De despesa imprevisible a cost controlat

Aquí és on els serveis d’impressió gestionats canvien l’equació. En lloc de comprar equips i assumir per separat cada cost associat a la vida útil, l’empresa integra equip, manteniment, assistència tècnica, consumibles i control d’ús en un únic model planificat i mesurable.

El model de cost per còpia resumeix bé la idea: una sola quota que ho inclou tot i que permet saber amb exactitud quant costa cada pàgina, diferenciant-ne per color, format o departament. La impressió deixa de ser una despesa repartida en factures soltes i es converteix en informació útil per a la gestió: quines àrees consumeixen més, on hi ha desviacions i quins processos convé optimitzar.

A això s’hi afegeix una capa que cada cop pesa més: equips connectats, usuaris identificats, permisos i analítica d’ús, que reforcen la seguretat documental alhora que redueixen el malbaratament.

El primer pas és mesurar

La conclusió és senzilla. La despesa en impressió poques vegades és un problema del preu de l’equip; és un problema de visibilitat. Les empreses que recuperen el control no són les que deixen d’imprimir, sinó les que entenen amb dades com imprimeixen i dissenyen a partir d’aquí una estructura eficient.

Aquesta anàlisi inicial —entendre el volum real, els fluxos i costos operatius— és on l’experiència d’un assessor especialitzat marca la diferència.

A Canon Vallès ajudem les empreses a posar xifres a la seva impressió ia transformar una partida opaca en un cost predictible i sota control.