En el balance de una empresa hay partidas que se vigilan con lupa: el alquiler de las oficinas, las licencias de software, los salarios. Y hay otras que se asumen como inevitables y casi nunca se cuestionan. La impresión es, casi siempre, una de estas últimas. La mayoría de responsables cree que su gasto se reduce a la cuota mensual del renting y a algún pedido puntual de papel. La realidad suele ser bastante distinta.

El gasto en impresión es uno de los pocos costes operativos que muchas organizaciones no saben cuantificar con precisión. Según diversos análisis del sector, alrededor del 40% de las empresas no es capaz de hacer un seguimiento exacto de lo que gasta en imprimir. Y lo que no se mide, no se controla.

Lo que no aparece en la factura

El coste real de imprimir va mucho más allá del equipo y del tóner. Hay una serie de gastos que se reparten entre varios departamentos y varias facturas, de modo que nunca se ven juntos:

• Consumibles y color. El tóner y la tinta concentran buena parte del gasto, y el color lo dispara. Cuando no hay reglas de uso, una parte importante de lo que se imprime en color no lo necesita.
• Energía y mantenimiento. El consumo eléctrico a lo largo de la vida útil del equipo, junto con las averías, paradas y reparaciones inesperadas, encarece cada página impresa.
• Tiempo del equipo IT. Cada atasco de papel, cada driver mal configurado y cada incidencia consume horas de personal cualificado que debería estar en tareas de mayor valor.
• Impresión sin control. Documentos personales, copias innecesarias y trabajos que se envían a la cola “por si acaso” y acaban en un cajón. Sin una política clara, el volumen se infla solo.

Sumados, estos costes ocultos pueden llegar a representar en torno a un 4% de los costes fijos de una empresa, una cifra que la mayoría desconoce por completo.

Cuánto está realmente en juego

Para entender la magnitud, conviene un dato de referencia: se estima que una empresa tipo puede destinar hasta el 3% de sus ingresos anuales a servicios de impresión. No es una partida menor, sobre todo en un momento de presión sobre los márgenes. Según CEPYME, los costes operativos de las pymes acumulan un incremento del 25,2% desde finales de 2019.

En ese contexto, revisar un gasto que durante años se ha dado por sentado deja de ser una opción y pasa a ser una vía evidente de eficiencia. El problema es que no se puede optimizar lo que no se mide.

Lo que revela una auditoría de la flota

Cuando una empresa analiza por primera vez cómo imprime de verdad, suelen aparecer los mismos patrones:

• Equipos infrautilizados o mal ubicados, lejos de quienes más los necesitan, conviviendo con otros saturados.
• Parque heterogéneo acumulado con los años, con múltiples marcas, consumibles distintos y contratos dispersos que disparan el coste de gestión.
• Uso de color sin criterio, sin reglas que distingan cuándo aporta valor y cuándo es simple inercia.
• Ausencia de seguridad: documentos confidenciales que se quedan en la bandeja, sin identificación de usuario ni control de permisos.
• Facturas dispersas de distintos proveedores que impiden ver el coste por página real.

El valor de la auditoría no está en señalar culpables, sino en convertir un gasto difuso en un dato concreto sobre el que decidir.

De gasto imprevisible a coste controlado

Aquí es donde los servicios gestionados de impresión cambian la ecuación. En lugar de comprar equipos y asumir por separado cada coste asociado a su vida útil, la empresa integra equipo, mantenimiento, asistencia técnica, consumibles y control de uso en un único modelo planificado y medible.

El modelo de coste por copia resume bien la idea: una sola cuota que lo incluye todo y que permite saber con exactitud cuánto cuesta cada página, diferenciando por color, formato o departamento. La impresión deja de ser un gasto repartido en facturas sueltas y se convierte en información útil para la gestión: qué áreas consumen más, dónde hay desviaciones y qué procesos conviene optimizar.

A esto se suma una capa que cada vez pesa más: equipos conectados, usuarios identificados, permisos y analítica de uso, que refuerzan la seguridad documental al tiempo que reducen el desperdicio.

El primer paso es medir

La conclusión es sencilla. El gasto en impresión rara vez es un problema del precio del equipo; es un problema de visibilidad. Las empresas que recuperan el control no son las que dejan de imprimir, sino las que entienden con datos cómo imprimen y diseñan a partir de ahí una estructura eficiente.

Ese análisis inicial —entender el volumen real, los flujos y los costes operativos— es donde la experiencia de un asesor especializado marca la diferencia.

En Canon Vallès ayudamos a las empresas a poner cifras a su impresión y a transformar una partida opaca en un coste predecible y bajo control.