Gestionar les impressores duna oficina sembla una tasca menor. Fins que ho deixa de ser. Un cartutx esgotat en el pitjor moment, una avaria que paralitza la feina durant hores, factures de manteniment imprevistes o simplement no saber quant gasta realment l?empresa a imprimir: aquests problemes són més habituals del que sembla, i tenen solució.

Cada cop més empreses opten per externalitzar tota la seva infraestructura d’impressió a través d’un model conegut com a impressió gestionada o Managed Print Services (MPS) . En aquest article us expliquem en què consisteix, com funciona i per què pot ser una decisió intel·ligent per al teu negoci.

Què és la impressió gestionada?

La impressió gestionada és un model de servei on una empresa especialitzada es fa càrrec de tota la gestió de la infraestructura d’impressió: els equips, el manteniment, els consumibles i el suport tècnic . En comptes de comprar impressores, gestionar incidències internament i fer comandes de tòner quan ja s’ha esgotat, l’empresa contracta un servei integral amb un cost mensual previsible.

Lobjectiu és simple: que la impressió deixi de ser una preocupació per a lequip intern i es converteixi en un servei que simplement funciona.

Com funciona a la pràctica?

El procés comença amb una auditoria de la flota actual . El proveïdor analitza quants equips té l’empresa, on són ubicats, quin volum d’impressió genera cadascun i quin és el cost real del model actual. Aquesta radiografia inicial permet detectar ineficiències: equips sobredimensionats, zones de loficina mal cobertes o consums disparats sense justificació aparent.

A partir d´aquest diagnòstic, es dissenya una proposta adaptada: la flota òptima per a les necessitats reals de l´empresa. Un cop implantada, el proveïdor monitoritza de manera contínua el rendiment dels equips, gestiona de manera automàtica el reaprovisionament de consumibles i resol qualsevol incidència tècnica dins dels terminis acordats.

El client rep informes periòdics dús i un interlocutor únic per a qualsevol consulta relacionada amb la impressió.

Què inclou un servei d’impressió gestionada?

Tot i que els detalls varien segons el proveïdor i les necessitats de cada empresa, un servei d’impressió gestionada habitualment inclou:

• Equips d’impressió en renting, sempre actualitzats
• Consumibles originals (tòner, paper en alguns casos) gestionats de forma proactiva
• Manteniment preventiu i correctiu , amb temps de resposta garantits
• Suport tècnic presencial o remot
• Programari de gestió per monitoritzar l’ús i controlar l’accés als equips
• Informes d’activitat que permeten prendre decisions basades en dades reals

Tot això sota un únic contracte i una quota mensual que fa que la despesa sigui completament predictible.

Avantatges de la impressió gestionada per a la teva empresa

Reducció i control del cost d’impressió

Un dels beneficis més immediats és la visibilitat sobre la despesa real . Moltes empreses no saben amb exactitud quant els costa imprimir cada mes. Amb la impressió gestionada, aquest cost queda fixat i optimitzat des del primer moment, eliminant despeses ocultes com ara reparacions puntuals, consumibles d’urgència o equips infrautilitzats.

Menys temps dedicat a incidències i gestió interna

Cada cop que una impressora dóna problemes, algú de l’equip perd temps intentant resoldre’l. Amb un servei gestionat, les incidències s’atenen de manera professional i en els terminis pactats. Lequip intern pot centrar-se en el que realment importa.

Equips sempre actualitzats i en perfecte estat

El rènting d’equips inclòs a la majoria dels contractes d’impressió gestionada garanteix que l’empresa sempre disposa de tecnologia al dia, sense haver de fer front a grans inversions per renovar la flota. El manteniment preventiu evita a més que els problemes apareguin si més no convé.

Major seguretat documental

Els equips d’impressió gestionada moderns inclouen funcionalitats de seguretat com ara la impressió amb autenticació, el xifratge de dades o el registre d’activitat. Això redueix el risc que documents confidencials quedin exposats i facilita el compliment de normatives com ara el RGPD.

Sostenibilitat: menys consum i menys residus

L’optimització de la flota redueix el nombre d’equips en funcionament i, així, el consum energètic. La gestió eficient dels consumibles minimitza també els residus generats. Per a les empreses amb compromisos de sostenibilitat, aquest aspecte té cada cop més pes.

A quin tipus d’empreses els convé?

La impressió gestionada és especialment adequada per a:

• Pimes amb flotes de mida mitjana que no disposen de recursos interns per gestionar la infraestructura d’impressió
• Empreses amb diversos centres de treball que necessiten una gestió centralitzada i homogènia
• Organitzacions amb alt volum d’impressió , on el cost i la disponibilitat dels equips són crítics
• Empreses en procés de digitalització que volen optimitzar la seva infraestructura actual mentre avancen cap a un entorn més sense paper

En definitiva, qualsevol empresa que vulgui transformar una despesa variable i imprevisible en un servei gestionat, eficient i amb cost controlat.

Impressió gestionada vs. gestió tradicional: Què canvia realment?

Com fer el primer pas?

El punt de partida és sempre una auditoria de la flota actual . Això permet conèixer l’estat real de la infraestructura d’impressió i detectar oportunitats de millora concretes.

A Canon Vallès, com a distribuïdors oficials de Canon amb més de 40 anys d’experiència, acompanyem les empreses en tot el procés: des de l’anàlisi inicial fins a la implantació i el suport continu. Si vols saber quant podries estalviar i com simplificar la gestió de la teva flota, contacta amb el nostre equip . Estarem encantats d’ajudar-te.