Tens la sensació que els cartutxos de tinta o tòner duren cada cop menys? Les comandes de paper són una constant a la teva oficina? No sempre és qüestió de volum de feina. A moltes empreses, el veritable problema són els hàbits d’impressió que ningú no ha qüestionat mai.

A continuació, repassem els cinc més freqüents i, sobretot, com els pots corregir fàcilment.

1. Imprimir documents que mai no s’arriben a fer servir

Correus electrònics, esborranys, confirmacions de reunió, presentacions de 40 pàgines per a una reunió de deu minuts… Bona part del que s’imprimeix a una oficina acaba a la paperera sense haver estat llegit. Aquest hàbit, aparentment menor, es multiplica amb el nombre d’empleats i es converteix en un dels focus de despesa innecessària més grans.

Com corregir-ho: Fomenta una cultura d'”imprimir amb propòsit”. Abans de prémer el botó, la pregunta hauria de ser: necessito realment aquest document en paper? En paral·lel, utilitzar eines de signatura digital, emmagatzematge al núvol i gestió documental permeten prescindir del paper en la majoria dels fluxos de treball habituals.

2. No utilitzeu la impressió a doble cara per defecte

Sembla un petit detall, però no ho és. Si la vostra empresa imprimeix a una sola cara per defecte, estàs consumint el doble de paper del necessari en pràcticament cada document. Multiplicat per tots els empleats i cada dia de l’any, l’impacte és molt significatiu.

Com corregir-ho: Configura tots els equips d’impressió perquè la impressió a doble cara sigui l’opció predeterminada. La majoria de les impressores modernes ho permeten de forma senzilla. També podeu activar la impressió en escala de grisos com a opció per defecte per a documents interns, reservant el color per a materials de presentació o comunicació externa.

3. No tenir control sobre qui imprimeix què

Quan qualsevol empleat pot imprimir qualsevol cosa des de qualsevol equip sense cap tipus de registre, la despesa es torna opaca i incontrolable. No es tracta de desconfiança sinó de visibilitat: sense dades, no hi ha possibilitat de detectar patrons d’ús anòmals ni de prendre decisions informades.

Com corregir-ho: Els sistemes d’impressió gestionada inclouen eines de seguiment i reporting que permeten saber en temps real quins departaments consumeixen més, quin tipus de documents s’imprimeixen amb més freqüència i on es concentra la despesa. Amb aquesta informació, és molt més fàcil establir polítiques dús eficients i realistes.

4. Usar consumibles de baixa qualitat per “estalviar”

És una de les trampes més comunes. Els cartutxos compatibles o remanufacturats solen ser més barats en el preu de compra, però sovint generen problemes que acaben costant més: impressions de baixa qualitat, embussos freqüents, més desgast dels components interns de l’equip i fins i tot l’anul·lació de la garantia del fabricant.

Com corregir-ho: Utilitzar consumibles originals certificats no és només una qüestió de qualitat d’impressió, sinó de rendibilitat a llarg termini. Els cartutxos originals estan dissenyats per rendir al màxim amb cada model d’equip, cosa que es tradueix en menys incidències, menys trucades al servei tècnic i una vida útil més llarga per a les teves impressores.

5. No revisar la flota d’impressió des de fa anys

Moltes empreses segueixen usant equips que porten una dècada funcionant, simplement perquè “encara van”. El que no es calcula és el cost real de mantenir-los: consumibles més cars, més consum energètic, peces difícils de trobar i una eficiència molt inferior als equips actuals.

Com corregir-ho: Una revisió periòdica de la flota d’impressió permet detectar equips que ja no són rendibles i substituir-los per solucions més eficients. El rènting d’equips , per exemple, és una fórmula que permet accedir a la tecnologia més actual sense inversió inicial, amb manteniment inclòs i una quota mensual predictible que facilita el control del pressupost.

Per on començar?

No cal abordar tots els punts alhora. Sovint, amb dos o tres canvis ben implementats, les empreses aconsegueixen reduir la despesa en impressió de manera considerable i sense interrompre la seva operativa diària.

Fa anys que Canon Vallès ajuda les empreses a optimitzar la seva gestió d’impressió. Si vols saber quant podries estalviar, podem fer una anàlisi sense compromís de la teva situació actual i proposar-te les solucions més adequades per a la teva empresa.

Contacta amb nosaltres i descobreix quant pots estalviar.