Gestió documental amb Therefore
Gestió documental amb Therefore: centralitza i protegeix tota la informació de la teva empresa
Therefore és la plataforma de gestió documental pròpia de Canon que centralitza, indexa i protegeix tots els documents de la teva empresa en una base de dades única. Oblida les carpetes disperses, el paper acumulat i els arxius que no trobes quan més els necessites.
Què és la gestió documental amb Therefore?
La gestió documental amb Therefore consisteix a substituir l’arxiu físic i les carpetes locals disperses per un únic repositori digital, accessible des de qualsevol dispositiu i protegit amb permisos d’usuari. Cada document —factura, contracte, albarà, fitxa de client— s’incorpora al sistema amb metadades que et permeten localitzar-lo en segons.
A diferència d’un simple disc compartit, Therefore afegeix indexació intel·ligent, control de versions, traçabilitat de qui ha vist o modificat cada document i automatització dels processos associats.
Quins beneficis et pot aportar?
Una sola plataforma per gestionar tot el cicle de vida dels teus documents.
Agilitat
Troba qualsevol document en segons gràcies a la cerca intel·ligent.
Productivitat
Automatitza fluxos i elimina colls d’ampolla. L’equip fa feines de valor.
Seguretat
Base de dades encriptada, permisos per usuari i còpies de seguretat automàtiques.
Estalvi de temps
Centralitza tota la documentació i automatitza aprovacions i notificacions.
Mobilitat
Accedeix als documents des de qualsevol lloc. Ideal per a equips híbrids.
Compliment normatiu
Traçabilitat, auditoria de canvis i gestió de permisos per al RGPD.
Com funciona Therefore?
En 4 passos, del paper al digital.
1
Captura
Incorpores a Therefore documents en paper (escàner, multifunció) o digitals (PDF, Word, correu). La IA del programa reconeix el tipus de document i n’extreu les dades clau automàticament.
2
Indexació i arxiu
El document es classifica automàticament amb els criteris de la teva empresa i s’arxiva a la base de dades central encriptada.
3
Cerca i accés
Qualsevol usuari autoritzat pot trobar qualsevol document en segons, des de qualsevol dispositiu, sense recordar on es va desar.
4
Automatització
Activa fluxos d’aprovació, notificacions i signatura electrònica sense sortir de la plataforma.
Sense Therefore vs. amb Therefore
Compara el teu flux de treball actual amb el que implementem a la teva empresa.
Sense Therefore
Amb Therefore
Documents repartits entre carpetes locals, correu i paper
Tots els documents centralitzats en una única base de dades
Cercar un document tant en paper com en digital pot trigar minuts o no trobar-se mai
Cerca immediata per paraula clau, client, data o tipus
Possibilitat que alguns documents no es trobin o s’hagin deteriorat i siguin inservibles
Documents sempre disponibles
Entrada manual de dades de factures i albarans
Captura i extracció automàtica amb intel·ligència artificial
Ningú sap qui ha modificat per última vegada un document
Traçabilitat completa i permisos personalitzats per usuari
Aprovacions per correu, sense visibilitat de l’estat
Fluxos de treball digitals amb notificacions automàtiques
Implementació i suport local
A Canon Vallès instal·lem i implementem Therefore a PIMEs de qualsevol sector. No només compres un programari i te’l quedes sol: nosaltres l’adaptem al teu flux de treball, formem el teu equip i et donem suport, presencialment i en remot.
Integració amb programari de tercers
El gestor documental i de processos Therefore s’integra de manera fluida amb els teus sistemes empresarials clau. Aquesta integració bidireccional permet una gestió documental centralitzada i eficient, assegurant que la informació flueixi sense interrupcions entre les seves aplicacions de negoci i Therefore.
- ERPs com SAP.
- Els teus CRMs.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central.
- Microsoft 365 (SharePoint, Exchange).
Signatura electrònica: Integració amb Sinatura
Therefore s’integra de manera nativa amb Sinatura, la nostra solució de signatura electrònica, permetent-te generar, enviar i rebre documents signats sense sortir de l’entorn de gestió documental. Un cop signat, el document s’arxiva automàticament a Therefore amb totes les metadades corresponents.
Preguntes freqüents
Quant em costarà implementar Therefore?
El cost depèn del nombre d’usuaris i les funcionalitats que necessitis. Et fem un pressupost a mida i sense compromís.
Quant triga la implementacio?
Per a una PIME, una implementació bàsica sol estar operativa en poques setmanes.
Therefore compleix amb el RGPD?
Sí. Inclou encriptació, control de permisos per usuari i traçabilitat completa de totes les accions.
Funciona al núvol o en local?
Disponible en les dues modalitats —al núvol o en local (on-premise)— segons les teves necessitats.
Quina diferència hi ha entre Therefore i un disc compartit?
Un disc compartit és emmagatzematge. Therefore afegeix indexació amb IA, fluxos de treball, signatura electrònica i compliment normatiu.
En resum
- Centralitza tots els teus documents en una única base de dades segura.
- Automatitza la captura, indexació i cerca de documents, estalviant hores de feina manual.
- Et garanteix traçabilitat i compliment del RGPD mitjançant control de permisos.
- S'integra amb signatura electrònica per a fluxos 100% digitals.
- Nosaltres ens encarreguem de la implementació i el suport.
Digitalitza la gestió documental de la teva empresa
Analitzem el teu cas i proposem una solució a mida.
