En los últimos tiempos se habla mucho de la transformación digital , pero ¿a qué nos referimos cuando hablamos de transformación digital?
La transformación digital es la integración de las nuevas tecnologías en diferentes áreas de la empresa para automatizar procesos con el objetivo de mejorar la eficiencia . Los principales beneficios son la reducción de costes, el aumento de la eficiencia y de la productividad.
Otra de las ventajas clave de la automatización es que se logra una clara mejora de la comunicación tanto interna como externa. En este sentido, conviene recordar que la comunicación externa no se concentra sólo en el cliente, sino que abarca a proveedores, gestoría, administración, etc.
Transformación digital vs. digitalización
Están relacionadas, pero transformación digital y digitalización no son lo mismo. La digitalización es un proceso que forma parte de un concepto mucho más amplio y global que es la transformación digital. De hecho, posiblemente la digitalización sea el primer paso hacia una transformación integral.
No debemos ver la transformación digital como un cambio radical y muy costoso, ni en el ámbito económico ni de forma de trabajar. Los objetivos que debemos perseguir con la transformación digital son mejorar la eficiencia de forma gradual y aumentar el rendimiento día a día con la ayuda de las nuevas tecnologías.
Este no es un proceso que se complete de la noche a la mañana. No se trata de comprar software e instalarlo. Tampoco se trata de realizar digitalmente las mismas tareas que se hacían analógicamente, sino que puede implicar la creación de procesos nuevos y diferentes.
Errores habituales al abordar la transformación digital
La verdadera transformación digital implica cambios culturales y tecnológicos en la forma de trabajar. Por tanto, debemos contemplarla como un viaje y no como un destino.
Uno de los errores que cometen algunas empresas en este proceso, y que es uno de los factores que conduce al fracaso, es intentar una digitalización integral lo más rápido posible.
La realidad, sin embargo, es que la mayoría de empresas deben trabajar en entornos híbridos donde son necesarios procesos de trabajo analógicos y digitales . El objetivo en este sentido debe ser actualizar paulatinamente los procesos clave aprovechando las oportunidades de mejora de la eficiencia a través de la automatización. Los flujos de trabajo no digitales deben conservarse y mejorarse para optimizarlos más adelante.
Para construir un paquete de soluciones que satisfaga las necesidades de un entorno híbrido durante el viaje de transformación digital, es necesario combinar procesos manuales, digitales y automatizados. Debe conseguirse que los flujos de trabajo sigan siendo eficaces hoy al tiempo que se asientan las bases para aumentar la digitalización.
Otros factores que pueden llevar al fracaso en un proceso de transformación digital está relacionado con el personal de la propia empresa. O dicho a la inversa, la implicación del capital humano es clave para el éxito.
Esta implicación se logra manteniendo informadas e involucradas a las personas. No se trata de imponer una nueva forma de trabajar, sino de solicitar su participación y colaboración. En ese sentido, la formación es un elemento fundamental para desarrollar una filosofía colaborativa.
En definitiva, la transformación digital debe servir para mejorar tanto la forma de trabajar como la experiencia del cliente. Ésta es una gran oportunidad para ganar competitividad.
Con más de cuarenta años de experiencia en la gestión del documento, en Canon Vallès queremos ser tu socio tecnológico. Te acompañamos en la automatización de procesos y en todo lo relacionado con la transformación digital.
