El 67 % de las organizaciones sufrió al menos una fuga de datos relacionada con la impresión durante el último año, frente al 56 % del ejercicio anterior. Y el coste medio de cada incidente supera ya el millón de euros. Son las cifras principales del estudio Print Security Landscape 2026, publicado el pasado 28 de julio, que vuelve a situar el parque de impresión donde muchos planes de seguridad todavía no lo colocan: dentro del perímetro de riesgo.
El dato incomoda porque contradice una intuición extendida: la idea de que la digitalización ha ido reduciendo la relevancia del papel y, con ella, la de los dispositivos que lo producen. La realidad del informe apunta en sentido contrario. Ocho de cada diez organizaciones declaran que siguen apoyándose en la impresión para sostener procesos de negocio relevantes, y ese uso convive con un nivel de protección que, en muchos casos, no ha evolucionado al mismo ritmo que el resto de la infraestructura.
Por qué el parque de impresión sigue siendo un punto ciego en los sistemas de seguridad
Una impresora multifunción es, técnicamente, un equipo conectado a la red con sistema operativo propio, almacenamiento interno, firmware actualizable, credenciales de acceso y capacidad de enviar información al exterior por correo o a carpetas de red. Cumple, en suma, la definición de endpoint. Pero la realidad es que rara vez se gestiona como tal.
En los inventarios de activos suele aparecer como equipamiento de oficina, no como sistema informático. Esa clasificación arrastra consecuencias prácticas: no entra en los ciclos de actualización, no se audita con la misma frecuencia, no siempre está cubierta por las políticas de identidad y, cuando se retira un equipo, no siempre se verifica qué queda en su disco. El resultado es un dispositivo con acceso a documentos sensibles que nadie vigila con atención.
La brecha entre quienes gestionan la seguridad de impresión y quienes no
El hallazgo más útil del informe no es el porcentaje global de incidentes, sino la distancia entre dos grupos. Las organizaciones que el estudio clasifica como más maduras —las que han desplegado un conjunto amplio de herramientas y políticas específicas de seguridad de impresión— registran un 56 % de fugas de datos, frente al 73 % de las menos maduras. La diferencia es de diecisiete puntos entre quienes gestionan el problema y quienes lo desatienden.
A esa brecha contribuye un factor de complejidad que va en aumento: el 64 % de las organizaciones opera hoy flotas de varios fabricantes, frente al 59 % del año anterior. Los entornos mixtos multiplican las consolas de administración, los ciclos de firmware y los criterios de configuración, y el informe los correlaciona con tasas más altas de incidentes. No se trata de que un fabricante concreto sea más seguro que otro, sino de que la dispersión dificulta aplicar una política homogénea.
La identidad se consolida como pilar de la seguridad documental
El 84 % de los responsables consultados considera extremadamente o muy importante la integración entre las plataformas de identidad corporativa —Active Directory, Entra ID— y la infraestructura de impresión. Es un cambio de enfoque relevante: la protección deja de descansar en el dispositivo y pasa a apoyarse en quién es la persona que lo usa. Autenticación en el equipo, impresión con liberación segura, identidad en la nube y principios de confianza cero se consolidan como el núcleo de cualquier estrategia razonable, especialmente en entornos distribuidos donde ya el 78 % de las organizaciones gestiona la impresión total o parcialmente desde la nube.
En la práctica esto se traduce en que el documento no sale de la bandeja hasta que su destinatario se identifica físicamente ante el equipo. Es una medida sencilla, de implantación rápida, y elimina de golpe una de las causas más habituales de exposición involuntaria de información.
La IA aparece en los dos lados de la ecuación
El informe recoge una preocupación creciente por el uso de la inteligencia artificial en el desarrollo de ataques más sofisticados. Un 54 % de los responsables consultados se declara muy o extremadamente preocupado por esa posibilidad, y un 47 % admite que la IA agéntica representa una amenaza para la que su organización todavía no está preparada.
La misma tecnología aparece, sin embargo, en el lado defensivo. Un 55 % valora ya como muy importante el uso de IA y aprendizaje automático para la detección de amenazas, incluida la identificación de comportamientos anómalos en el propio flujo de impresión: volúmenes inusuales, escaneos masivos hacia destinos externos o accesos fuera de horario. Y algo más al fondo del horizonte, un 57 % considera muy importante empezar a planificar la resiliencia frente a la computación cuántica, un factor que hasta hace poco no aparecía en ninguna conversación sobre impresión.
Qué evalúa el informe en el lado de los fabricantes
El estudio incluye una evaluación de las capacidades de seguridad de ocho fabricantes —Brother, Canon, HP, Konica Minolta, Ricoh, Sharp, Toshiba y Xerox— en ámbitos como la arquitectura de confianza cero, la gobernanza en la nube, los servicios gestionados de seguridad, la protección frente a amenazas basada en IA y la preparación para la criptografía poscuántica. La lectura de conjunto es que la seguridad ha dejado de plantearse como una característica del equipo para abordarse como una disciplina de endpoint, identidad y flujo de trabajo.
Seis controles que cierran la mayor parte del hueco
Ninguna de estas medidas exige un proyecto de gran envergadura. La mayoría son decisiones de configuración y de política:
- Inventariar el parque como activo informático. Modelo, ubicación, firmware, protocolos abiertos y responsable asignado. Sin inventario no hay gestión posible.
- Activar la autenticación y la impresión con liberación segura. Integrada con el directorio corporativo, no con códigos compartidos por departamento.
- Cerrar los puertos y servicios que no se utilizan. Los equipos llegan con configuraciones amplias por defecto que casi nunca se revisan.
- Mantener el firmware actualizado. Con el mismo calendario y la misma disciplina que se aplica a servidores y puestos de trabajo.
- Cifrar el almacenamiento interno y definir el proceso de retirada. Qué ocurre con el disco de un equipo cuando termina su ciclo de vida debe estar escrito antes de que ocurra.
- Registrar y revisar la actividad. Trazabilidad de quién imprime, escanea y hacia dónde envía la información, integrada en las herramientas de monitorización generales.
Conviene añadir una precisión metodológica: el estudio se basa en respuestas de 400 responsables de TI de Reino Unido, Francia, Alemania y Estados Unidos. No hay datos específicos del mercado español, aunque las dinámicas de fondo —flotas mixtas, teletrabajo, presión regulatoria— son perfectamente reconocibles aquí.
De equipamiento de oficina a activo gestionado
La conclusión de fondo del informe es que la seguridad de impresión ha dejado de ser una cuestión de dispositivo para convertirse en una cuestión de gobernanza, en la misma línea que otras prioridades ya señaladas entre las tendencias en TI para 2026. Exige inventario, política de identidad, ciclos de actualización y trazabilidad, exactamente igual que cualquier otro elemento de la infraestructura.
En Canon Vallès trabajamos ese cruce entre el parque de impresión y la seguridad informática desde ambos lados: la gestión del entorno de impresión a través de los servicios de impresión gestionados, la configuración segura de los equipos multifunción y el trabajo de ciberseguridad sobre el conjunto de la infraestructura. Si quieres revisar en qué estado se encuentra tu entorno documental, puedes comentarnos tu caso.
