¿Tienes la sensación de que los cartuchos de tinta o tóner duran cada vez menos? ¿Los pedidos de papel son una constante en tu oficina? No siempre es cuestión de volumen de trabajo. En muchas empresas, el verdadero problema son los hábitos de impresión que nadie ha cuestionado nunca.

A continuación, repasamos los cinco más frecuentes y, sobre todo, cómo puedes corregirlos fácilmente.

1. Imprimir documentos que nunca se llegan a usar

Correos electrónicos, borradores, confirmaciones de reunión, presentaciones de 40 páginas para una reunión de diez minutos… Buena parte de lo que se imprime en una oficina acaba en la papelera sin haber sido leído. Este hábito, aparentemente menor, se multiplica con el número de empleados y se convierte en uno de los mayores focos de gasto innecesario.

Cómo corregirlo: Fomenta una cultura de «imprimir con propósito». Antes de pulsar el botón, la pregunta debería ser: ¿necesito realmente este documento en papel? En paralelo, utilizar herramientas de firma digital, almacenamiento en la nube y gestión documental permiten prescindir del papel en la mayoría de los flujos de trabajo habituales.

2. No usar la impresión a doble cara por defecto

Parece un detalle pequeño, pero no lo es. Si tu empresa imprime a una sola cara por defecto, estás consumiendo el doble de papel del necesario en prácticamente cada documento. Multiplicado por todos los empleados y todos los días del año, el impacto es muy significativo.

Cómo corregirlo: Configura todos los equipos de impresión para que la impresión a doble cara sea la opción predeterminada. La mayoría de las impresoras de oficina modernas lo permiten de forma sencilla. También puedes activar la impresión en escala de grises como opción por defecto para documentos internos, reservando el color para materiales de presentación o comunicación externa.

3. No tener control sobre quién imprime qué

Cuando cualquier empleado puede imprimir cualquier cosa desde cualquier equipo sin ningún tipo de registro, el gasto se vuelve opaco e incontrolable. No se trata de desconfianza, sino de visibilidad: sin datos, no hay posibilidad de detectar patrones de uso anómalos ni de tomar decisiones informadas.

Cómo corregirlo: Los sistemas de impresión gestionada incluyen herramientas de seguimiento y reporting que permiten saber en tiempo real qué departamentos consumen más, qué tipo de documentos se imprimen con mayor frecuencia y dónde se concentra el gasto. Con esa información, es mucho más fácil establecer políticas de uso eficientes y realistas.

4. Usar consumibles de baja calidad para «ahorrar»

Es una de las trampas más comunes. Los cartuchos compatibles o remanufacturados suelen ser más baratos en el precio de compra, pero a menudo generan problemas que acaban costando más: impresiones de baja calidad, atascos frecuentes, mayor desgaste de los componentes internos del equipo e incluso la anulación de la garantía del fabricante.

Cómo corregirlo: Utilizar consumibles originales certificados no es solo una cuestión de calidad de impresión, sino de rentabilidad a largo plazo. Los cartuchos originales están diseñados para rendir al máximo con cada modelo de equipo, lo que se traduce en menos incidencias, menos llamadas al servicio técnico y una vida útil más larga para tus impresoras.

5. No revisar la flota de impresión desde hace años

Muchas empresas siguen usando equipos que llevan una década funcionando, simplemente porque «todavía van». Lo que no se calcula es el coste real de mantenerlos: consumibles más caros, mayor consumo energético, piezas difíciles de encontrar y una eficiencia muy inferior a los equipos actuales.

Cómo corregirlo: Una revisión periódica de la flota de impresión permite detectar equipos que ya no son rentables y sustituirlos por soluciones más eficientes. El renting de equipos, por ejemplo, es una fórmula que permite acceder a la tecnología más actual sin inversión inicial, con mantenimiento incluido y una cuota mensual predecible que facilita el control del presupuesto.

¿Por dónde empezar?

No hace falta abordar todos los puntos a la vez. A menudo, con dos o tres cambios bien implementados, las empresas consiguen reducir su gasto en impresión de forma considerable y sin interrumpir su operativa diaria.

En Canon Vallès llevamos años ayudando a empresas a optimizar su gestión de impresión. Si quieres saber cuánto podrías ahorrar, podemos realizar un análisis sin compromiso de tu situación actual y proponerte las soluciones más adecuadas para tu empresa.

Contacta con nosotros y descubre cuánto puedes ahorrar.