Què és Microsoft SharePoint i per a què serveix?
Microsoft SharePoint és una de les múltiples eines que s’inclouen en Microsoft 365 Empresa Estàndard, la suite dissenyada per a facilitar el treball col·laboratiu i la comunicació en les pimes.
Entre totes les aplicacions disponibles en Microsoft 365 Empresa Estàndard, SharePoint és una de les menys conegudes i utilitzades i, no obstant això, resulta enormement pràctica com a eina de gestió de projectes o com a gestió documental.
Característiques i funcions principals de SharePoint
La plataforma SharePoint en línia substitueix als tradicionals servidors de les empreses. Funciona com una intranet per a compartir arxius i informació de manera segura i àgil. Es tracta d’una eina dissenyada per al treball en equip i híbrid.
Els seus punts forts són els serveis de:
- Gestió de projectes
- Gestió documental
- Missatgeria
- Emmagatzematge
- Ús compartit d’arxius
- Treball en equip
A més, es pot emprar per a crear una extranet amb permisos d’accés perquè clients, proveïdors o socis comercials puguin tenir accés i alhora compartir continguts.
Un gran avantatge és que, en estar basat en el núvol, es pot accedir a la informació utilitzant el navegador de l’ordinador o d’un dispositiu mòbil.
Totes les aplicacions de SharePoint s’han desenvolupat pensant en la seguretat i la protecció de les dades. Els usuaris disposen de permisos d’accés organitzats en diversos nivells de profunditat, i gestionats en tot moment des de l’administració de l’eina.
Aplicacions més importants de SharePoint
En tractar-se d’una eina tan completa, és difícil explicar en unes poques línies tots els seus avantatges i funcionalitats. A continuació, et presentem les aplicacions més importants de SharePoint:
Les llistes de SharePoint són taules de dades on s’emmagatzema informació de manera similar a una base de dades.
En aquestes taules o llistes es poden agregar diferents tipus de columnes per a guardar dades: text, desplegable, persona, data i moltes més. A més, es poden relacionar diverses llistes entre si.
A les biblioteques de SharePoint els usuaris poden crear, guardar, actualitzar i col·laborar en documents d’altres membres de l’equip. Els formats que s’admeten a les biblioteques poden ser de qualsevol tipus: text, pdf, imatge, etc.
D’aquesta manera, la informació es manté organitzada i categoritzada en un únic espai. A més, podem tenir diferents versions d’un arxiu i marcar el seu estat d’aprovació.
Aquesta és una de les aplicacions estrella de SharePoint. Les pàgines web proporcionen contingut que es mostra com a elements d’una pàgina web. Aquestes pàgines web es poden emprar com a portal de notícies de l’empresa, però també es poden editar mitjançant mòduls.
La seguretat és un aspecte que s’ha cuidat molt en SharePoint. Totes les seves aplicacions compten amb permisos des del nivell superior fins als elements de les llistes.
Cada usuari pot tenir un nivell d’accés com a propietari, col·laborador o editor i lector. Aquest últim només pot veure i descarregar arxius.
Els fluxos de treball són processos que automatitzen les tasques repetitives. Aquesta aplicació és molt útil perquè ajuda a millorar el rendiment i la productivitat.
Les notificacions automàtiques informen quan un usuari crea un document, l’aprova o el puja a la biblioteca, per exemple.
El maneig de SharePoint per als usuaris finals és senzill. No obstant això, per a obtenir el màxim rendiment d’aquesta eina és necessari comptar amb personal especialitzat:
- Programador/Desenvolupador/Consultor
- Administrador SharePoint
- Arquitecte SharePoint
Aquests perfils estan capacitats per a personalitzar i configurar SharePoint a mesura de les necessitats de l’empresa.
Com et podem ajudar per a implantar la teva solució SharePoint?
Si t’interessa millorar el teu rendiment amb Microsoft SharePoint, Canon Vallés és el teu aliat tecnològic. T’ajudem a definir les necessitats de la teva organització i implantem la solució perquè quedi totalment configurada i operativa.