Ventajas del software de gestión documental para las empresas

El software de gestión documental permite un mejor control del acceso a los documentos de la empresa

La gestión documental de las empresas convive en la actualidad entre la informatización y el papel. No obstante, cada vez son más las compañías que optan por utilizar un sistema de organización de archivos digital por sus múltiples ventajas.

El software de gestión documental permite archivar, gestionar y procesar digitalmente toda la información de manera eficaz y segura. Apoyándose en la tecnología las empresas pueden olvidarse de las montañas de papel acumuladas a lo largo de los años y de los problemas de falta de espacio y pérdida de documentación. Con la gestión documental digital se mejora la productividad y la eficiencia, ya que se puede acceder a cualquier documento de forma inmediata.

Software de gestión documental: flexibilidad y seguridad

Aunque hay quienes piensan que un programa de gestión documental solo es útil para grandes compañías que manejan enormes cantidades de datos, en realidad este tipo de software es apto para empresas de cualquier tamaño. Esto es así porque los sistemas de gestión documental digital se basan en modelos flexibles y escalables que se adaptan a las necesidades de almacenamiento de cada organización.

Otro de los aspectos que frena a las empresas para dar el paso hacia la digitalización documental es la garantía de la confidencialidad de los datos. Sin embargo, el software de gestión documental es un sistema mucho más seguro que el almacenamiento en papel.

Los documentos digitalizados solo son accesibles para las personas autorizadas por la empresa. Por otro lado, el sistema de gestión digital realiza copias de seguridad en local y en la nube para evitar pérdidas de datos accidentales, está protegido contra virus y permite que la información sea auditable.

Como ves, es mucho más seguro que el almacenamiento en papel en tu oficina, donde las personas pueden crear, duplicar, imprimir o escanear documentos sin control, lo que supone un verdadero riesgo.

Con el software de gestión digital la información está a salvo y, además, se cumple el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Gestión ágil que mejora la productividad de tu empresa

Si quieres implantar un método de trabajo que te permita olvidarte de los papeles desordenados y que ahorre horas de trabajo perdidas buscando documentos, la gestión digital es la mejor solución.

Estas son las ventajas que obtienes con un software de gestión digital:

  • Mayor productividad, ya que tus empleados no perderán tiempo buscando documentos
  • Ahorro de costes en los procesos en papel
  • Mayor espacio disponible en tu oficina
  • Acceso desde cualquier lugar con conexión a Internet
  • Cero riesgos en pérdidas accidentales de documentos
  • Archivo seguro y con acceso controlado
  • Cumplimiento de la normativa de protección de datos

Sea cual sea el tamaño y sector de tu empresa, nuestro servicio de gestión documental, flexible y escalable, te ayudará a automatizar los procesos de tratamiento de datos con eficacia y seguridad.

Puedes encontrar más información en nuestra página web, o puedes contactar con nosotros para obtener un presupuesto.