¿Qué es Microsoft SharePoint y para qué sirve?
Microsoft SharePoint es una de las múltiples herramientas que se incluyen en Microsoft 365 Empresa Estándar, la suite diseñada para facilitar el trabajo colaborativo y la comunicación en las pymes.
Entre todas las aplicaciones disponibles en Microsoft 365 Empresa Estándar, SharePoint es una de las menos conocidas y utilizadas y, sin embargo, resulta enormemente práctica como herramienta de gestión de proyectos o como gestión documental.
Características y funciones principales de SharePoint
La plataforma SharePoint online sustituye a los tradicionales servidores de las empresas. Funciona como una intranet para compartir archivos e información de manera segura y ágil. Se trata de una herramienta diseñada para el trabajo en equipo e híbrido.
Sus puntos fuertes son los servicios de:
- Gestión de proyectos
- Gestión documental
- Mensajería
- Almacenamiento
- Uso compartido de archivos
- Trabajo en equipo
Además, se puede emplear para crear una extranet con permisos de acceso para que clientes, proveedores o socios comerciales puedan tener acceso y a la vez compartir contenidos.
Una gran ventaja es que, al estar basado en la nube, se puede acceder a la información utilizando el navegador del ordenador o de un dispositivo móvil.
Todas las aplicaciones de SharePoint se han desarrollado pensando en la seguridad y la protección de los datos. Los usuarios disponen de permisos de acceso organizados en varios niveles de profundidad, y gestionados en todo momento desde la administración de la herramienta.
Aplicaciones más importantes de SharePoint
Al tratarse de una herramienta tan completa, es difícil explicar en unas pocas líneas todas sus ventajas y funcionalidades. A continuación, te presentamos las aplicaciones más importantes de SharePoint:
Las listas de SharePoint son tablas de datos donde se almacena información de manera similar a una base de datos.
En estas tablas o listas se pueden agregar diferentes tipos de columnas para guardar datos: texto, desplegable, persona, fecha y muchas más. Además, se pueden relacionar varias listas entre sí.
En las bibliotecas de SharePoint los usuarios pueden crear, guardar, actualizar y colaborar en documentos de otros miembros del equipo. Los formatos que se admiten en las bibliotecas pueden ser de cualquier tipo: texto, pdf, imagen, etc.
De esta forma, la información se mantiene organizada y categorizada en un único espacio. Además, podemos tener diferentes versiones de un archivo y marcar su estado de aprobación.
Esta es una de las aplicaciones estrella de SharePoint. Las páginas web proporcionan contenido que se muestra como elementos de una página web. Estas páginas web se pueden emplear como portal de noticias de la empresa, pero también se pueden editar mediante módulos.
La seguridad es un aspecto que se ha cuidado mucho en SharePoint. Todas sus aplicaciones cuentan con permisos desde el nivel superior hasta los elementos de las listas.
Cada usuario puede tener un nivel de acceso como propietario, colaborador o editor y lector. Este último solo puede ver y descargar archivos.
Los flujos de trabajo son procesos que automatizan las tareas repetitivas. Esta aplicación es muy útil porque ayuda a mejorar el rendimiento y la productividad.
Las notificaciones automáticas informan cuando un usuario crea un documento, lo aprueba o lo sube a la biblioteca, por ejemplo.
El manejo de SharePoint para los usuarios finales es sencillo. Sin embargo, para obtener el máximo rendimiento de esta herramienta es necesario contar con personal especializado:
- Programador/Desarrollador/Consultor
- Administrador SharePoint
- Arquitecto SharePoint
Estos perfiles están capacitados para personalizar y configurar SharePoint a medida de las necesidades de la empresa.
¿Cómo te podemos ayudar para implantar tu solución SharePoint?
Si te interesa mejorar tu rendimiento con Microsoft SharePoint, Canon Vallés es tu aliado tecnológico. Te ayudamos a definir las necesidades de tu organización e implantamos la solución para que quede totalmente configurada y operativa.