Descubre cómo automatizar los flujos de trabajo puede aumentar la eficiencia empresarial
¿Sientes que pierdes mucho tiempo organizando, supervisando, imprimiendo y clasificando documentos en tu oficina? Automatizar los flujos de trabajo te ayuda a implementar la secuencia de pasos de cada proceso empresarial.
¿Qué son los flujos de trabajo y por qué son importantes para las empresas?
Los flujos de trabajo ayudan a optimizar los procesos empresariales gracias a la automatización de procesos, que evita tareas duplicadas, errores, pérdida de documentos, etc. Con las herramientas de gestión automatizada se logra mayor eficiencia interna y se mejora la imagen frente a clientes y proveedores.
Definición e importancia de los flujos de trabajo
Todas las empresas tienen sus propios flujos de trabajo, es decir, procedimientos empleados para gestionar sus procesos en el orden adecuado. Por tanto, un flujo de trabajo es una serie de tareas individuales y repetitivas que se llevan a cabo en la empresa.
Estos procedimientos son esenciales para planificar de forma metódica la organización del trabajo, conseguir mayor eficiencia, cumplir plazos y coordinar los departamentos.
¿Cómo ayudan los flujos de trabajo a mejorar la gestión empresarial?
Las herramientas de flujo de trabajo automatizan tareas rutinarias y repetitivas y reducen la carga de trabajo manual de poco valor. Ese ahorro de tiempo se puede emplear para abordar actividades estratégicas para la empresa.
Por ejemplo, con los sistemas de gestión documental se pueden automatizar las validaciones y firmas de documentos de forma electrónica y sin olvidar ningún paso, ya que es el propio programa el que emite avisos.
Beneficios de la automatización de los procesos empresariales
Los sistemas automatizados para gestionar los procesos empresariales aportan numerosos beneficios, lo que se refleja en la eficiencia, el clima laboral y la satisfacción del cliente:
- Facilitan la toma de decisiones basada en datos
- Reducen costes asociados a impresión y almacenamiento de documentos
- Minimizan los riesgos relacionados con pérdidas y errores
- Eliminan los cuellos de botella en los procesos operativos
- Liberan a los empleados de las tareas más tediosas y promueven el trabajo creativo
- Mejoran la imagen de empresa frente a clientes, proveedores y empleados
Además, la automatización es esencial para adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado y tendencias de consumo, lo que se traduce en una gran ventaja competitiva.
Cómo mejorar los flujos de trabajo para optimizar los procesos empresariales
Al igual que ocurre con las tendencias del mercado y las necesidades de las empresas, los flujos de trabajo deben evolucionar para optimizar los procesos de negocio.
Pasos clave para una mejora eficaz de los flujos de trabajo
Los pasos clave para mejorar los flujos de trabajo son los siguientes:
- Analizar los procesos empresariales para identificar las tareas que se pueden automatizar.
- Elegir la herramienta adecuada para las necesidades específicas de la empresa.
- Integrar todas las herramientas y plataformas para una comunicación eficaz y fluida.
- Proporcionar formación a los empleados para que se familiaricen con el uso de las herramientas.
- Utilizar métricas de rendimiento para detectar puntos de mejora.
Es recomendable que la implementación de la automatización de flujos de trabajo se lleve a cabo de forma gradual, comenzando por los procesos más sencillos.
Automatización de procesos: ¿cómo puede beneficiar a tu empresa?
Como hemos visto, la automatización aporta múltiples beneficios a las empresas. No solo reduce la carga de trabajo, sino que permite enfocarse en tareas de mayor valor, como la innovación, el análisis y las decisiones estratégicas.
Con la ayuda de herramientas de gestión documental puedes minimizar errores, evitar duplicidades y mejorar la calidad del servicio. Las funciones para compartir información fomentan el trabajo colaborativo. Además, los datos se almacenan de forma segura en la nube, con control de acceso individualizado.
Importancia de la gestión eficiente de los flujos de trabajo para la toma de decisiones
La toma de decisiones es un punto clave en la estrategia empresarial. Disponer de información actualizada en tiempo real y de una visión global del negocio es la mejor forma de tomar las decisiones correctas para alcanzar objetivos.
¿Cuáles son los principales sistemas de automatización de procesos disponibles hoy en día?
Los sistemas de automatización de procesos que podemos encontrar en el mercado son numerosos y se adaptan a diferentes sectores de actividad, como la fabricación industrial o los servicios.
Herramientas tecnológicas para la automatización de procesos de negocio
Las herramientas tecnológicas disponibles hoy en día aprovechan los avances en big data, robótica, machine learning e inteligencia artificial para automatizar procesos. En general, podemos hablar de cinco grandes grupos de tecnología de automatización:
- ERP: planificación de recursos empresariales
- CRM: gestión de relación con los clientes
- RPA: automatización robótica de procesos
- ITPA: automatización de procesos de TI
- BPMS: Suite de gestión de procesos de negocio
En el ámbito documental, Therefore proporciona soluciones de gestión de la información para empresas de todos los tamaños y sectores. Esta herramienta aporta seguridad, accesibilidad, eficiencia y productividad. Gracias a su flexibilidad, se pueden implementar los módulos necesarios e integrarlos con los sistemas previamente instalados.
Por otra parte, Uniflow es la primera solución integrada de gestión de impresión y escaneo de Canon, con acceso desde dispositivos móviles y un robusto sistema de seguridad para manejar documentos confidenciales con total garantía.
Cómo optimizar el uso de sistemas de automatización para obtener los mejores resultados
Aplicar las mejores prácticas en el proceso de automatización ayuda a optimizar su implantación y alcanzar objetivos. Entre estas prácticas, podemos destacar las siguientes:
- Comparar las características, beneficios y costes de diferentes herramientas
- Analizar la facilidad de uso, compatibilidad, escalabilidad y seguridad
- Definir indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar los resultados
- Emplear la automatización para tareas repetitivas
- Delegar en las personas las tareas complejas y de alto valor
Las empresas que se demoren en automatizar sus flujos de trabajo se encontrarán en desventaja en un mercado cada vez más competitivo. Las soluciones de gestión de la información pueden proporcionar mejoras significativas que impulsen el éxito de la empresa.
¿Quieres descubrir las posibilidades de automatización de los flujos de trabajo de tu negocio? Consulta con nosotros y diseñaremos una solución a medida para ti.