Caso de éxito de Catalònia

La fundación:

«Catalònia Fundació Creactiva» incluye dos entidades sin ánimo de lucro; la «Fundació Privada Pro Persones amb Discapacitat intel·lectual Catalònia» y la «Fundació Privada San Jordi de Catalònia», encaminadas a la atención de personas con discapacidad intelectual, trastornos mentales y/o riesgo de exclusión social. Esta atención se realiza a través de la gestión de centros y servicios. Actualmente, cuentan con 19 centros, entre residencias, hogares residencias, talleres ocupacionales y centro especial de trabajo. Cuentan con más de 1000 plazas de atención y una plantilla de más de 800 profesionales.

Situación:

«Fundació Catalònia» planteó la necesidad de optimizar, centralizar y controlar el parque de impresión junto a una reducción de los costes. También quería incluir una solución de movilidad para los usuarios que les permitiera recuperar sus impresiones allí donde se encontraran.

Retos:

Varias sedes
Excesivo número de dispositivos multifunción
Dificultad de controlar los costes del total de parque de equipos de impresión
Mucho tiempo dedicado a la gestión del parque por parte del departamento informático

Solución aplicada:

Después de un estudio del parque de impresión y de las necesidades de cada usuario, Canon Vallès ofreció e implementó su Servicio de Impresión Gestionado, planteando una reducción del número de dispositivos e incorporando equipos multifunción departamentales.

Con la implementación del software de gestión de impresión uniFLOW se quería dar una solución de movilidad para los usuarios que les permitiera recuperar sus impresiones utilizando el dispositivo que más le interesara dependiendo donde se encuentra en cada momento. Cada usuario dispone de una tarjeta de proximidad que utiliza cada vez que quiere usar un dispositivo. De este modo se asegura que la información confidencial no caiga en manos de ninguna persona no autorizada. Aparte, da la posibilidad al departamento informático de centralizar la gestión del parque de dispositivos de impresión y controlar las impresiones y el gasto que está generando cada usuario.

Con el servicio de gestión remota e-Maintenace se ha automatizado la gestión del servicio técnico y la gestión del tóner, reduciendo mucho la carga de trabajo del servicio informático.

Multisede

Reducción nombre de equipos

Confidencialidad

Equipos última generación de Canon

Reducción uso de papel

Control de costes

Valoración del responsable financiero

“En cualquier entidad es necesario desarrollar su activado de forma óptima y con los recursos disponibles. Estos recursos, acostumbran a ser limitados y escasos. La Fundación Catalònia Creactiva, como cualquier otra entidad tiene la obligación de maximizar la eficiencia de estos recursos para maximizar los beneficios.

En nuestro caso, al tratarse de una fundación, esta mayor eficiencia repercute directamente en las personas atendidas, puesto que estos recursos económicos se destinan a mejorar la atención, las instalaciones, organizar acontecimientos, etc.
Es por eso que nos replanteamos habitualmente todos los circuitos establecidos con la intención de encontrar soluciones más eficientes.

Esta necesidad le traspasamos a Canon Vallès, empresa con la que ya llevábamos tiempo colaborando, y se la hicieron suya desde el primer momento.
La solución aportada por Canon Vallès, nos permite reducir costes, aumentando la capacidad de los nuevos equipos y reducir el volumen de máquinas.

También tenemos presente que esta solución repercute en un beneficio en el medio ambiente en en cuanto a la reducción del papel necesario al conseguir reducir el número de copias y en la minimización de los tóneres necesarios”.