Descobreix com automatitzar els fluxos de treball pot augmentar l’eficiència empresarial

Sents que perds molt de temps organitzant, supervisant, imprimint i classificant documents a la teva oficina? Automatitzar els fluxos de treball us ajuda a implementar la seqüència de passos de cada procés empresarial.

Què són els fluxos de treball i per què són importants per a les empreses?

Els fluxos de treball ajuden a optimitzar els processos empresarials gràcies a l’ automatització de processos , que evita tasques duplicades, errors, pèrdua de documents, etc. Amb les eines de gestió automatitzada s’aconsegueix més eficiència interna i es millora la imatge davant de clients i proveïdors.

Definició i importància dels fluxos de treball

Totes les empreses tenen els seus propis fluxos de treball, és a dir, procediments emprats per gestionar els processos en l’ordre adequat. Per tant, un flux de treball és una sèrie de tasques individuals i repetitives que es duen a terme a lempresa.

Aquests procediments són essencials per planificar de manera metòdica l’organització del treball, aconseguir més eficiència, complir terminis i coordinar els departaments.

Com ajuden els fluxos de treball a millorar la gestió empresarial?

Les eines de flux de treball automatitzen tasques rutinàries i repetitives i redueixen la càrrega de treball manual de poc valor. Aquest estalvi de temps es pot fer servir per abordar activitats estratègiques per a l’empresa.

Per exemple, amb els sistemes de gestió documental es poden automatitzar les validacions i signatures de documents de forma electrònica i sense oblidar cap pas, ja que és el mateix programa el que emet avisos.

Beneficis de l’automatització dels processos empresarials

Els sistemes automatitzats per gestionar els processos empresarials aporten nombrosos beneficis, cosa que es reflecteix en l’eficiència, el clima laboral i la satisfacció del client:

Faciliten la presa de decisions basada en dades
Redueixen costos associats a impressió i emmagatzematge de documents
Minimitzen els riscos relacionats amb pèrdues i errors
Eliminen els colls d’ampolla als processos operatius
Alliberen els empleats de les tasques més tedioses i promouen el treball creatiu
Milloren la imatge d’empresa davant de clients, proveïdors i empleats

A més, l’automatització és essencial per adaptar-se ràpidament als canvis al mercat i tendències de consum, cosa que es tradueix en un gran avantatge competitiu.

Com millorar els fluxos de treball per optimitzar els processos empresarials

Com passa amb les tendències del mercat i les necessitats de les empreses, els fluxos de treball han d’evolucionar per optimitzar els processos de negoci.

Passos clau per a una millora eficaç dels fluxos de treball

Els passos clau per millorar els fluxos de treball són els següents:

Analitzar els processos empresarials per identificar les tasques que es poden automatitzar.
Triar l’eina adequada per a les necessitats específiques de l’empresa.
Integrar totes les eines i plataformes per a una comunicació eficaç i fluida.
Proporcionar formació als empleats perquè es familiaritzin amb lús de les eines.
Utilitzar mètriques de rendiment per detectar punts de millora.

És recomanable que la implementació de l’automatització de fluxos de treball es dugui a terme de manera gradual, començant pels processos més senzills.

Automatització de processos: com pot beneficiar la teva empresa?

Com hem vist, l‟ automatització aporta múltiples beneficis a les empreses. No només redueix la càrrega de treball, sinó que permet enfocar-se en tasques de més valor, com ara la innovació, l’anàlisi i les decisions estratègiques.

Amb l’ajuda d’eines de gestió documental podeu minimitzar errors, evitar duplicitats i millorar la qualitat del servei. Les funcions per compartir informació fomenten el treball col·laboratiu. A més, les dades s’emmagatzemen de manera segura al núvol, amb control d’accés individualitzat.

Importància de la gestió eficient dels fluxos de treball per a la presa de decisions

La presa de decisions és un punt clau en lestratègia empresarial. Disposar d’informació actualitzada en temps real i una visió global del negoci és la millor manera de prendre les decisions correctes per assolir objectius.

Quins són els principals sistemes dautomatització de processos disponibles avui en dia?

Els sistemes d’automatització de processos que podem trobar al mercat són nombrosos i s’adapten a diferents sectors d’activitat, com ara la fabricació industrial o els serveis.

Eines tecnològiques per a l’automatització de processos de negoci

Les eines tecnològiques disponibles avui en dia aprofiten els avenços en big data , robòtica, machine learning i intel·ligència artificial per automatitzar processos. En general, podem parlar de cinc grans grups de tecnologia d’automatització:

ERP: planificació de recursos empresarials
CRM: gestió de relació amb els clients
RPA: automatització robòtica de processos
ITPA: automatització de processos de TI
BPMS: Suite de gestió de processos de negoci

A l’àmbit documental, Therefore proporciona solucions de gestió de la informació per a empreses de totes les mides i sectors. Aquesta eina aporta seguretat, accessibilitat, eficiència i productivitat. Gràcies a la seva flexibilitat, es poden implementar els mòduls necessaris i integrar-los amb els sistemes prèviament instal·lats.

D’altra banda, Uniflow és la primera solució integrada de gestió d’impressió i escaneig de Canon, amb accés des de dispositius mòbils i un sistema de seguretat robust per manejar documents confidencials amb total garantia.

Com optimitzar l’ús de sistemes d’automatització per obtenir els millors resultats

Aplicar les millors pràctiques en el procés d’automatització ajuda a optimitzar-ne la implantació i assolir objectius. Entre aquestes pràctiques, podem destacar les següents:

Comparar les característiques, beneficis i costos de diferents eines
Analitzar la facilitat dús, compatibilitat, escalabilitat i seguretat
Definir indicadors clau de rendiment (KPI) per avaluar els resultats
Emprar l’automatització per a tasques repetitives
Delegar a les persones les tasques complexes i d’alt valor

Les empreses que es demorin a automatitzar els seus fluxos de treball es trobaran en desavantatge en un mercat cada cop més competitiu. Les solucions de gestió de la informació poden proporcionar millores significatives que impulsin lèxit de lempresa.

Vols descobrir les possibilitats dautomatització dels fluxos de treball del teu negoci? Consulta amb nosaltres i dissenyarem una solució a mida per a tu.