Descobreix els avantatges de la gestió documental per a les empreses

Descobreix els avantatges de la gestió documental per a les empreses

La manera d’organitzar els documents a l’empresa pot influir significativament en la productivitat, l’eficiència i l’agilitat en l’execució de tasques. Els programes de gestió documental, com Therefore de Canon, faciliten la indexació, localització i seguretat de la informació emmagatzemada, optimitzant així tots els processos relacionats amb la documentació.

Què és la gestió documental i com pot beneficiar les empreses?

La gestió documental fa referència a un conjunt de pràctiques dissenyades per garantir la classificació, l’emmagatzematge i l’ús adequat dels arxius d’una empresa. Aquest sistema de treball prevé la pèrdua de documents, en facilita la traçabilitat i agilitza els fluxos de treball. Therefore és un exemple de programari que permet centralitzar i automatitzar aquestes tasques, assegurant que cada document estigui controlat durant tot el cicle de vida.

Quins són els elements clau de la gestió documental?

Garantir el control de la documentació durant tot el cicle de vida és molt més senzill amb l’ajuda d’un programari de gestió documental com Therefore. Aquest tipus de solucions, a més d’emmagatzemar i centralitzar els fitxers, ofereixen funcionalitats essencials com:

• Classificació de documents per criteris rellevants.
• Indexació per metadades o etiquetes per facilitar-ne la localització.
• Control de versions al llarg del temps.
• Accés controlat per garantir la seguretat de la informació.
• Conservació de documents només durant el temps legal i necessari.
• Còpies de seguretat per prevenir pèrdues accidentals o provocades.

Aquests elements clau, que Therefore implementa de manera eficaç, garanteixen la integritat, autenticitat, confidencialitat i disponibilitat de les dades , alhora que redueixen riscos i faciliten el compliment normatiu.

Com pot millorar la gestió documental l’eficiència empresarial?

Les estratègies i les eines de gestió documental, com Therefore, contribueixen a la presa de decisions informades, augmenten l’eficàcia operativa i asseguren el compliment de normatives. D’aquesta manera, s’impulsa la productivitat i incrementa la competitivitat.

Implementar un sistema de gestió documental que automatitzi processos administratius i elimini l’ús de paper, com fa Therefore, és clau per reduir costos, facilitar el treball col·laboratiu i millorar l’accés a la informació.

Com pot un programari de gestió documental ajudar les empreses?

Una de les funcions bàsiques del programari de gestió documental és actuar com a gestor de la informació i repositori digital centralitzat on s’emmagatzemen tots els arxius de l’empresa. Therefore destaca en aquest àmbit per la capacitat d’integrar diferents fonts d’informació i automatitzar processos, millorant així l’eficiència global de l’empresa.

Quins avantatges ofereix un programa de gestió documental?

Els avantatges de fer servir un programari de gestió documental com Therefore a l’empresa són nombrosos. Entre les més significatives, podem citar les següents:

• Estalvi de costos.
• Automatització de tasques repetitives.
• Centralització de la informació.
• Agilitat a la localització de documents.
• Connectivitat i treball col·laboratiu.
• Control de canvis i historial daccessos.
• Protecció de dades davant d’incidències.
• Compliment normatiu.

Com pot facilitar el gestor documental l’accés a la informació?

Amb un programa de gestió documental com Therefore, els documents no s’emmagatzemen a carpetes convencionals, sinó que s’indexen de manera avançada. Això significa que s’organitzen sota diverses categories, etiquetes i metadades, cosa que en facilita la localització ràpida quan sigui necessari.

Therefore permet que l’empresa defineixi com es faran servir aquests índexs, assegurant que cada document estigui arxivat correctament al sistema.

Quina importància té la seguretat en la gestió documental per a les empreses?

Les empreses emmagatzemen una gran quantitat de dades confidencials tant pròpies com de clients, proveïdors o empleats. Protegir aquestes dades amb mesures de seguretat adequades és una obligació legal i una manera d’evitar pèrdues milionàries en cas de ciberatacs.

Therefore de Canon ofereix una solució robusta amb seguretat avançada, garantint que les dades estiguin protegides davant de qualsevol incident.

Com protegeix les dades de l’empresa un sistema de gestió documental?

Un sistema de gestió documental com Therefore proporciona un alt nivell de seguretat, gràcies a la base de dades encriptada ia les estrictes polítiques de control d’accés que implementa. En cas d’un ciberatac, les dades romanen inaccessibles per a l’intrús, i només els usuaris amb permisos específics poden accedir a la informació. Therefore permet gestionar aquests permisos de manera granular, assegurant que cada usuari tingui accés només a allò que necessita.

Quina és la importància de la gestió documental per al compliment legal?

La legislació al voltant de la protecció de dades, la retenció d’informació i les polítiques de divulgació és estricta i pot comportar importants multes per incompliment. Therefore està preparat per respectar els estàndards legals de control, transparència, seguretat i privadesa, garantint l’autenticitat, integritat i disponibilitat de la informació, ajudant les empreses a complir totes les normatives vigents.

Com pot millorar la productivitat i reduir costos la gestió documental?

Són múltiples les maneres com la gestió documental pot millorar la productivitat i reduir costos. Algunes són lestalvi dhores de treball buscant documents, la reducció de despesa en paper i consumibles, i lestalvi despai físic per emmagatzemar arxius. Therefore no només facilita aquests aspectes, sinó que també millora l’eficiència mitjançant l’automatització de tasques i la integració amb altres sistemes de l’empresa.

De quina manera la gestió documental ajuda a organitzar el treball?

Gràcies a l’ accessibilitat i connectivitat de solucions al núvol com Therefore, la gestió documental permet que les persones autoritzades accedeixin a la informació des de qualsevol lloc.

Therefore facilita el treball col·laboratiu i la mobilitat, permetent que els empleats treballin des de diferents dispositius i des de qualsevol lloc amb connexió a Internet.

Quins són els avantatges de la gestió documental en la conservació de documents electrònics?

Amb un programa de gestió documental com Therefore, els documents es poden localitzar de manera ràpida i segura, optimitzar l’espai físic a l’empresa, consumir menys recursos i reduir l’impacte mediambiental. A més, Therefore permet establir polítiques de retenció de dades i criteris d’eliminació automàtica al cap d’un temps determinat, mantenint un fitxer ordenat i sense un volum excessiu i innecessari de documents.

Implementa un sistema de gestió documental amb la garantia de Canon Vallès

Canon Vallès, amb la seva àmplia experiència en solucions de gestió documental, ofereix un enfocament integral per a la implementació de Therefore a la teva empresa.

El nostre equip d’experts s’encarrega d’analitzar les necessitats específiques, dissenyar una estratègia d’implementació personalitzada i brindar suport continu per assegurar una transició fluida i eficient.

Des de la instal·lació inicial fins a la formació del personal i l’optimització de processos, a Canon Vallès ens comprometem a maximitzar el rendiment de Therefore , garantint que la vostra empresa obtingui tots els beneficis d’una gestió documental avançada i segura.