Avantatges del programari de gestió documental per a les empreses

El software de gestió documental permet un millor control de l’accés als documents de l’empresa

La gestió documental de les empreses conviu en l’actualitat entre la informatització i el paper. No obstant això, cada vegada són més les companyies que opten per utilitzar un sistema d’organització d’arxius digital pels seus múltiples avantatges.

El software de gestió documental permet arxivar, gestionar i processar digitalment tota la informació de manera eficaç i segura. Recolzant-se en la tecnologia, les empreses poden oblidar-se de les muntanyes de paper acumulades al llarg dels anys i dels problemes de falta d’espai i pèrdua de documentació. Amb la gestió documental digital es millora la productivitat i l’eficiència, ja que es pot accedir a qualsevol document de forma immediata.

Programari de gestió documental: flexibilitat i seguretat

Encara que hi ha els qui pensen que un software de gestió documental només és útil per a grans companyies que gestionen enormes quantitats de dades, en realitat aquest tipus de programari és apte per a empreses de qualsevol grandària. Això és així perquè els sistemes de gestió documental digital es basen en models flexibles i escalables que s’adapten a les necessitats d’emmagatzematge de cada organització.

Un altre dels aspectes que frena a les empreses a fer el pas cap a la digitalització documental és la garantia de la confidencialitat de les dades. No obstant això, el programari de gestió documental és un sistema molt més segur que l’emmagatzematge en paper.

Els documents digitalitzats només són accessibles per a les persones autoritzades per l’empresa. D’altra banda, el sistema de gestió digital realitza còpies de seguretat en local i en el núvol per  evitar pèrdues de dades accidentals, està protegit contra virus i permet que la informació sigui auditable.

Com pots veure, és molt més segur que l’emmagatzematge en paper tradicional, on les persones poden crear, duplicar, imprimir o escanejar documents sense control, la qual cosa suposa un veritable risc.

Amb el software de gestió digital la informació està fora de perill i, a més, es compleix el nou Reglament General de Protecció de Dades (GDPR).

Gestió àgil que millora la productivitat de la teva empresa

Si vols implantar un mètode de treball que et permeti oblidar-te dels papers desordenats i que estalviï hores de treball perdudes buscant documents, la gestió digital és la millor solució.

Aquests són els avantatges que obtens amb un programari de gestió digital:

  • Major productivitat, ja que els teus empleats no perdran temps buscant documents
  • Estalvi de costos en els processos en paper
  • Major espai disponible en la teva oficina
  • Accés des de qualsevol lloc amb connexió a Internet
  • Zero riscos en pèrdues accidentals de documents
  • Arxiu segur i amb accés controlat
  • Compliment de la normativa de protecció de dades

Independentment de quina sigui la grandària i sector de la teva empresa, el nostre servei de gestió documental, flexible i escalable, t’ajudarà a automatitzar els processos de tractament de dades amb eficàcia i seguretat.

Pots trobar més informació a la nostra pàgina web, o pots contactar amb nosaltres per a obtenir un pressupost.